透明テキスト付PDFで、閲覧・検索の問題を解決！

導入の背景

設備トラブルの整備対応を通じ、これまで職員が培ってきた技術や知識をまとめた膨大な量のノウハウ集や製品図面などを収集・蓄積してきましたが、資料検索に時間がかかったり組織の外では閲覧できなかったりと、いろいろと不便なことが多くあったのでこれを解決したいと考えたのが背景にありました。

社内資料を管理・利用するために以下の目的を掲げて、成功しました。

• 情報の共有化
• 検索・閲覧の効率化

『PDF Server』の導入によって、文書が効率的にPDF化されるようになりました。

特に、最大の目標である情報の共有化について、トラブルシューティングマニュアル、取扱説明書、工場配置図、故障報告書他、各種基準書、管理履歴書等、人に見せられないもの以外、ほとんどすべての文書をPDF化させ、所定の場所へ履歴保存するようにしました。所定の場所とは、別に用意したファイルサーバーのことで、ここに文書を保存することで、作ったファイルが探せないなどのファイルの迷子化を防ぎ、また同じ職場の他の人とイントラネットで情報を共有することができるようになりました。

その結果、担当者が持っていたトラブル対応のノウハウや基礎情報を他の担当者が容易に検索して探せるようになりました。また、ファイルの保存先が限られる事により文書の管理や検索がスムーズになりました。