Linux環境の文書管理システムでOffice文書をPDFに変換

Prophet社について

Prophet社はクライアントが持つ、マーケティング、ブランディング、経験、イノベーション、組織、文化といった能力を通じて、クライアント独自の成長を支援するコンサルタント会社です。

膨大なコンテンツが課題

クライアントに合わせてカスタマイズされるProphet社のイントラネットは、受賞歴のある生産性アプリケーション、データ駆動型ダッシュボード、ソーシャルコラボレーション機能で構成されます。

加えてグローバル文化と知識共有のハブとして、様々な人とオフィスを1つの企業としてつなぎ、増加し続ける提案書、成果物、その他の文書など膨大なコンテンツを保管しています。

高速なプレビュー表示機能が必要

知識リポジトリ内で使用者が特定のコンテンツを検索する際に、その都度ダウンロードして開かずに、必要な文書かどうかをすばやく確認できるように、文書のプレビュー表示機能が必要でした。

Linuxベースの環境

システムがLinuxベースであるため、その環境下で機能し、かつ自社のアプリケーションワークフローに組み込むことができるソリューションを必要としていました。

Officeスイーツ不要

当初はOpenOfficeヘッドレスを使用して文書をPDFに変換しようとしました。残念ながらその方法は設定が困難かつ特定のバージョンに限定されており、信頼性が高くありませんでした。

また他の方法では文書変換専用のWindowsサーバーが必要でしたが、すべてをLinuxサーバー上で完結する必要があったため、この方法も不可能でした。

セットアップの容易さ

『Office Server Document Converter(OSDC)』を用いることにより、Prophet社はすぐにこの問題を解決することができました。

RHEL互換RPMインストーラーによるセットアップは簡潔で、スクリプト化されたワークフローへの統合も容易でした。

高速変換と高い再現性

Prophet社は自動（cron）スクリプトを使用して、新規作成および更新された文書を検索し、『Office Server Document Converter』でそれらをPDFファイルに変換、PDFをグラフィックツールに送信してプレビュー画像を生成します。それらのソース文書の多くは、詳細なイラスト、図、および表を含む画像が多いMicrosoft PowerPointファイルです。

『Office Server Document Converter』はほとんどの文書を数秒で変換することに加え、出力結果のPDFは『Office Server Document Converter』がTrueTypeおよびOpenTypeフォントに対応しているおかげで、標準の書体も含め完全に一致します。

時短と効率化

『Office Server Document Converter（旧Server Based Converter）』は7年以上にわたりProphet社の知識リポジトリアーキテクチャで重要な役割を果たし、これまでに100,000を超える文書を変換しています。

現在では、知識リポジトリ内のすべての文書のプレビューが表示され、情報の視覚化により検索が容易になりました。

必要な文書を特定した後、変換されたPDFファイルをWebブラウザで直接表示することにより時間の節約も可能になりました。
もうダウンロードして、アプリケーションを起動して、文書が開くのを待つ必要はありません。