大量の電子カルテ用のMicrosoft WordファイルをPDFに変換

Zepf Center について

Zepf Centerは、米国オハイオ州ルーカス郡でメンタルヘルス、依存症治療、職業リハビリテーション、投薬支援治療といった幅広い医療サービスを提供する地元の非営利団体です。

Zepf Centerは、地域のメンタルヘルスサービスの向上を目的として1974年に事業を開始しました。以来拡大を続け、現在では500名以上の医師、看護師、ソーシャルワーカー、AOD（認定アルコールおよびその他の薬物）カウンセラー、スタッフが従事しています。

電子カルテからのデータ移行

2011年にZepf Centerは電子カルテを導入しましたが、それはメンタルヘルス用に作られてはいませんでした。そのためセンターは従来のプログラムを電子カルテに合わせる必要がありましたが、必ずしも容易なものではありませんでした。

担当者は、業務の多くをシステム内外のプロセス開発に費やすことを余儀なくされました。最終的には元の電子カルテから、より提供するサービスの範囲に合わせたプラットフォームに移行することにしました。

Microsoft Wordファイルの抽出

新しいプラットフォームへの移行の課題の1つが、元のシステムに格納されているMicrosoft Wordファイルの抽出でした。

データ移行の焦点は既存のデータをクリーンアップし、重要なデータのみを取り出し、まとまったデータにすることで、これらのデータには患者の記録に関する個別の試験結果や照会文書等が含まれています。

抽出条件には記録の日付や、現在の患者の状態、および新しい電子カルテでも利用可能なデータタイプかどうかがあり、元の電子カルテのWordファイルからこれらのデータを抽出し、それを患者の記録と適切に関連付けることは非常に困難な課題でした。

100万件以上の患者ファイルをPDFに変換

『Office Server Document Converter(OSDC)』は100万件を超えるデータの抽出、変換、そして患者への関連付けを実現することにより、この問題を解決しました。

まずWordファイルのブロックを特定し、『OSDC』を使用してファイルをPDFに変換、患者の記録と一致するようにファイル名を変更するスクリプトを使い、変換されたファイルを「保存タンク」にアップロードして、 新しいシステムに組み込みました。

データの統合とコスト削減

『OSDC』は簡単に使用でき、エラーチェックやネーミング、および出力を柔軟に行えるため、我々のプロジェクトにとって有効な手段でした。

『OSDC』無しではこのプロジェクトを成し遂げることはできなかったでしょう。
もし『OSDC』が無いまま新しいプラットフォームを使用していたら、私たちは旧システムにログインし、必要な情報に変換されていないデータを探さなければなりませんでした。

新しいシステムを使い、データを1つの記録システムに統合することによって、コスト削減と2つのシステムを行き来しなければならない煩雑さから解放されることができました。

― Pete Areddy, Zepf Center Chief Technical Officer ―