中堅・中小企業は2024年１月から施行される電子帳簿保存法第7条電子取引データ保存にどう対処するか（考察）

可視性の要件

ひとつめの柱である可視性の要件には、①システム要件と②検索要件があります。

1. ①システム要件とは、電子取引データを保存するシステムの概要を記載した書類を備え付けたうえにモニターなどで表示・確認できるようにしておくことです。
2. ②検索要件とは、電子取引データを検索できることです。

検索要件への対応策には、三つの選択肢（L2, L3, L4）があります。

L2は検索要件そのものを不要とする対応策です。これは次のどちらかの条件を満たす場合に適用されます。

電子取引データを書面に印刷しないでデジタルのみで保存するためには、選択肢L3、L4のどちらかを採用する必要があります。国税庁の新ちらしには選択肢L3、L4の具体的な説明がありませんが、要件は次のようになっています。

検索要件を満たす保存では、まず検索のキーとして、①取引年月日その他の日付、②取引金額、③取引先の「検索3項目」を検索条件に設定できるようにしなければなりません。さらに、「範囲指定検索」、つまり、日付と金額は範囲を指定して検索できること、また二つの検索キーを組み合わせて検索できることという要件があります。

検索要件を満たすには検索機能をもつシステムを利用するのが基本です。そして、電子取引データを、１件ずつそのシステムに登録する時に、データとともに検索キーをシステムに入力・設定する必要があります。実際に登録作業の運用を始めると、この検索キーの入力・設定に一番労力がかかります。

L4は税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に 応じることができるようにしている場合、日付と金額の範囲指定検索と、二つの検索キーを組み合わせて検索できることという項目が不要になるというものです。しかし、これはデータベースシステムを使えば簡単にできるので、実質的には意味がないでしょう。

結論として、電子取引データをデジタルのまま保存するなら、選択肢L3を採用するのが原則です。

真実性の確保

二つめの柱である、「真実性の確保」は施行規則には、次の四つの方法のいずれかを充足することが要求されています。

国税庁のちらしの真実性の確保の項では上記の①～③の説明がなく、④事務処理の規程のみ説明されています。つまり、事務処理規程で運用するのが現実的と認めているわけです。なお、①～③についての詳しい説明は「電子帳簿保存法第7条 詳細」をご参照ください。