電子帳簿保存法第7条 詳細

真実性：保存された取引データが改ざんされていないことを指します。

真実性の要件は4つの項目のいずれかの措置を行うこととなっていますが、一般的にタイムスタンプを付すにはタイムスタンプ用のシステム・サービスのコストがかかります。 そこでタイムスタンプの要件を選択肢から除外した場合、「訂正または削除を行った場合に訂正削除ができない／履歴が残るシステム等を使用して取引情報（取引書類）の授受及び保存を行う」もしくは「訂正および削除の防止に関する事務処理規程を作成して規程に沿って運用する」ことが選択肢となります。

前者の「訂正削除ができない／履歴が残るシステム」は、EDI取引を行うシステムや、取引情報の授受機能や保存要件を満たす機能のあるクラウドサービス等を指しますが、社内では様々な方法で取引書類の提出／受領を行っていますから、すべての取引に対して要件を満たすシステムで取引を行うことは難しいかもしれません。

そういった場合は後者の事務処理規程の作成しておき規程に沿った運用をすることで、真実性の要件を確保することができます。

可視性：保存された取引データの表示・検索ができることを指します。

可視性の要件は、取引データ保存用のシステムを使用しない場合は、ファイル名に検索要件にある取引日、取引先名、取引金額等が含まれるようにしておき（例：20230921_アンテナハウス株式会社_100000.pdf など）、「取引先」や「各月」など整理されたフォルダにファイルを保存しておくことがあげられます。

一般的にファイルを整理されたフォルダに保存しておくことは取引書類を管理するうえで行っていることが多いと思われますが、ファイル名を保存要件のように変更することは手間がかかると感じるかもしれません。

そうした場合は PDF の情報を読み取って検索要件にある取引日、取引先名、取引金額などの項目を自動的に入力できるシステムを利用すると効果的です。

検索要件が不要とされる対象者の範囲が、基準期間（2課税年度前）の売上高が「1,000万円以下」から「5,000万円以下」に拡大されました。

また、電子データを保存しておきながらも書面を整理して管理して運用する場合においてすべての検索要件が不要となります。（書面を中心に取り扱う運用においても電子取引を行った場合は、電子データの保存は必要ですので注意が必要です）

以下のように書類をファイリングするなど整理しておき、税務調査の際には指定された書類を遅滞なくまとめて提示又は提出できるようにしておく必要があります。

1. 「課税期間ごとに、取引年月日の順にまとめた上で、取引先ごとに整理する」
2. 「課税期間ごとに、取引先ごとにまとめた上で、取引年月日の順に整理する」
3. 「書類の種類ごとに、1又は2と同様の方法により整理する」

遅滞なく提示等ができるように書面出力して整理しておくといった準備を事前にしていなかった場合には、検索機能の確保が不要となるための条件を満たしていないと判断される可能性があることから、日頃から書面出力して整理しておくことが望ましいと考えられます。

しかし、検索要件が不要になるとはいえ、書面に出力しファイリングするには保管場所、印刷、作業そのもののコストがかかります。
電子取引の比率が多い場合にはシステムを導入することでそうしたコストを抑えることができます。

電子取引データの保存と保存要件をまとめて考えてみますと、以下のような場合に猶予措置を適用することになります。

1. 保存用システムの導入を行わない。もしくは検索要件に従ってファイル名の変更や整理されたフォルダに保存しない。
2. 事務処理規程を作成しない。規程に沿って運用を行わない。

また、「電子データを保存しておきながらも書面を整理して管理して運用する」ことで検索要件が不要となることが掲げられていますから、 税務調査では遅滞なく提示等ができるように書面出力して整理しておく必要があるため、猶予措置とその検索要件は密接な関係にあると考えられます。

選択肢としては、保存要件へ対応するか、もしくは書面に出力して整理するか、にあると考えられるかもしれません。
しかしどちらの選択肢もコストがかかるのは避けられないことです。また、電子取引データは必ず保存しておかなければなりません。

書面に出力して整理せずにペーパーレス化することを選択するならば、低コストで導入がしやすいシステム、システム導入により運用へ影響が少なく定着しやすいシステム、自動入力により運用にコストがかからないシステム、などを導入することが保存要件の対応への近道であるといえます。