電子取引Save機能紹介：書庫・自動入力・おすすめ機能

電子取引データは「書庫」へ保存

電子取引データの保存はフォルダのように使える「書庫」へ電子取引データと検索データ（保存データに関する取引日付、取引金額、取引先などの情報）を「書類」として登録します。

「書庫」はフォルダと同様に各部署を親書庫として、注文書や請求書など、電子取引に関わる各書類を子孫書庫に分けて管理といった運用ができます。 書類ファイルはPDF、画像、Officeなどのファイル形式を問わず登録できます。また、複数のファイルをまとめて登録することもできます。

電子取引データと検索データを「書類」として登録

電子取引データと検索データを「書類」として登録します。 書類の登録画面では読み込ませたファイルがPDFおよび画像の場合、右側にプレビュー表示されますのでファイルを開かず内容を確認できます。

登録画面の左側で取引先名、取引日、取引金額などの検索データを入力し、左上の「登録」ボタンをクリックすると「書庫」にデータが登録されます。

PDFファイルのテキストから入力項目へコピー

文字情報が保持されているPDFからはテキストを取引先名や取引金額などの入力項目へとコピーできます。 テキスト部分を選択、右クリックで表示される項目でコピー先を選択するだけでコピーができます。

テキストサーチ

書類登録の際、取り込んだPDFファイルのテキスト情報を抽出・解析して登録フォームの各項目へ自動入力します。
テキスト情報を解析した結果、入力候補が複数存在する場合、各項目のオートコンプリート機能として入力候補が表示されます。

抽出できる項目は次のとおりです。
　　「証憑区分」、「取引先名」、「取引日」、「取引金額」、「業務日」

ご注意

• 画像など、テキスト情報を持たない PDFの場合、テキストサーチは使用できません。
• 「取引先名」は自事業者名を除く「既に登録したことがある取引先名」を読み込みます。
• ２桁以下の金額は読み込みの対象外となります。

テンプレート

書類登録の際、あらかじめ登録したテンプレートの中から、取り込んだPDFファイルに該当するテンプレートを識別して、抽出・解析したテキスト情報を登録フォームの各項目へ自動入力します。

自社発行の書類など、レイアウトが決まっている書類や、使用頻度の高い書類に有効な機能です。
テンプレートに登録上限数はなく、いくつでも登録できます。

テンプレート作成・登録

テンプレートを登録する際には、テンプレートを識別する識別アイテムと、登録フォームの各項目へ自動入力するアイテムの設定を行います。

識別アイテムの設定

テンプレートの識別は、PDFと識別アイテムの矩形範囲から抽出されたテキストが一致することが条件となります。そのため、識別アイテムは、書類の内容に関わらず共通する文字列が存在する範囲を設定します。

識別アイテムを設定することで、書類登録の際、自動的に該当するテンプレートが適用されるようになります。

自動入力するアイテムの設定

自動入力するアイテムは、読み込んだPDFから抽出したテキストを入力する「抽出」と、固定の値を入力する「固定」の分類から設定します。「抽出」分類のアイテムは抽出範囲を矩形で設定します。

設定できるアイテムは次のとおりです。
「証憑区分」、「取引先名」、「取引日」、「取引金額」、「書類名」、「管理番号等」、「業務日」、「備考」、「書類分類」

書類登録

テンプレートを登録した状態で書類登録を行うと、取り込まれたPDFに該当するテンプレートが自動的に読み込まれ、PDFから抽出されたテキストが項目へ入力されます。

テンプレートが読み込まれると、メッセージと適用されたテンプレートファイル名が表示されます。
該当するテンプレートが複数ある場合は識別アイテムが多いテンプレートから適用されます。

ご注意

• 画像など、テキスト情報を持たない PDFの場合、テンプレートからテキストの抽出ができません。

証憑区分

「証憑区分」とは、"請求"・"注文"・"見積"など、電子取引データの保存を行う際に書類の分類・種類などを記録しておくことができる項目です。
『電子取引Save』ではご要望の多かった「証憑区分を自由に設定したい」という声にお応えして「証憑区分」のメンテナンス機能を搭載しております。(V2.0 MR2 版以降のバージョン)

管理者は「証憑区分」の登録／編集を行うことができます。
証憑区分の追加／削除(無効)、証憑区分の名称・表示順を自由に設定することができます。
運用に合わせて区分の設定をおこなってください。

追加した証憑区分はテキストサーチで自動的に入力ができるように設定することもできます。

追加した証憑区分は登録フォームや検索条件などで使用できるようになります。
※削除(無効に)した証憑区分は非表示になります

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