電子帳簿保存法第7条 電子取引の保存要件に対応するには

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  → 電子取引Save の機能
• 『電子取引Save』をインストール後の設定について
  → 『電子取引Save』で取引情報の保存をはじめる

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
（法人の例）(Word)

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
（個人の例）(Word)

1. 取引情報を保存システムに保存する際は、取引情報の内容を確認のうえ、以下の方法に沿って保存する。なお、取引情報の授受の過程で発生する訂正又は加除の情報を個々に保存する必要はなく、取引が確定した取引データのみを保存する。
2. 取引データは取引を行った日から○日以内に保存システムに保存する。
3. 取引データは取引情報の取引日、取引先、取引金額を記録しそれが検索できる状態で保存する。なお、取引金額の記載のない契約書など、当該取引情報に取引金額が存在しないものについては取引金額の記録を省略する。
4. 取引データがパスワードなどで暗号化されている場合は、暗号を解除してから保存する。
5. 取引データは以下のソフトウェアと対応するデータ形式で、且つ取引情報が明瞭に表示できるデータを保存する。なお、取引データのデータ形式の変換が必要な場合はデータ形式を変換してから保存する。ただしデータ形式の変換により取引情報が変更されず、且つ変換後に取引情報が明瞭に表示できる状態とすること。（※1）
   ① ○○ソフトウェアで表示可能なPDF形式
   ② ○○ソフトウェアで表示可能な画像形式
6. 業務管理上、取引データのファイル名の変更が必要な場合はファイル名を変更してから保存する。
7. 取引情報が複数のデータに分割されている場合は複数のデータをまとめて保存する。（※2）
8. 取引情報に従業員の住所など個人情報にあたるものが含まれる場合は、該当箇所を墨消しするなど個人情報を閲覧できないようにしてから保存する。（※3）
9. 業務管理上、取引データに管理番号等の記載が必要な場合は、取引情報と被らない箇所（書類の余白部分など）に管理番号等を記載してから保存する。（※3）
10. 取引データを保存システムに保存する前に紛失した場合は、同じ取引情報含む取引データを再度入手して保存する。
11. 重複した取引データを保存しないこと。（※4）

※1 『電子取引Save』はどのようなデータ形式のファイルでも保存することができるので、業務内容に応じて保存対象のデータ形式を選択することができます。ただし可視性の保存要件にあるように表示・出力が可能であるデータ形式を選択する必要があります。

※2 見積に対してメール文章で注文を受ける場合など取引情報を含むデータが複数に及ぶ場合があります。『電子取引Save』はひとつの登録で、取引に関連する複数のファイルをまとめて保存しておくことができます。

※3 PDFへの墨消しや管理番号の書き込みは『瞬簡PDF書けまっせ』で行うことができます。墨消しや管理番号の書き込みのほか、PDFを最大限に活用できる 『瞬簡PDF 統合版』もお勧めです。

※4 『電子取引Save』には保存されたファイルの重複チェック機能があり、ファイルを登録する際に既に同じファイルが保存されている場合に警告が表示されます。