電子帳簿保存法第7条 電子取引の保存要件に対応するには

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ここでは『電子取引Save』を使用して電子帳簿保存法第7条に該当する電子取引の保存要件に対応する手順を紹介します。

ステップ ① 電子取引データの保存要件を把握する

始めに、電子取引とは何を指しているのか、電子取引データの保存要件はどのようなものかについて把握しましょう。

電子取引とは

「電子取引」とは、取引情報の受領または交付を電子的な方法により行う取引をいいます。令和4年1月1日より電子取引を行う場合、すべての事業者は一定の保存要件を満たす形で取引情報を(書面等に出力せず)電子データのまま保存することが義務化されています。申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務があるすべての事業者が電子保存に対応する必要があります。

「取引情報」とは、取引に関して受領または交付する注文書、契約書、納品書、領収書、見積書、など取引の証憑となる書類に通常記載される事項をいいます。

電子取引の例
  • 電子メールを利用(システムにより自動的に電子メールを送受信する場合が含まれます)
    • 電子メールに取引情報を添付(例えば、注文書(PDFファイル)など)
    • 電子メールそのものに取引情報が記載される場合
  • インターネットを利用
    • ECサイトを利用
    • Web受発注システムを利用
    • 電子契約システムを利用
    • ファイル転送システムを利用
    • ネットバンキングシステムを利用
  • EDI(電子データ交換)システムを利用
  • CD/DVD/USBメモリーなどのデジタル記録メディアを介しての取引情報の受渡し
  • FAXによる取引で取引情報を紙に出力しないもの(ペーパーレスFAX)
取引情報の例
  • 見積書
  • 注文書/注文請書
  • 契約書
  • 納品書/検収書
  • 請求書/支払通知書
  • 領収書

電子取引の保存要件

電子取引の保存要件についてはこちらの記事にまとめていますのでご参照ください。

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ステップ ② 自社(自事業)の電子取引を把握する

自社(自事業)においてどのような電子取引を行っているかを把握して電子取引の例のような形にまとめましょう。
以下の点には注意が必要です。
  • 電子メールに書類ファイルが添付される形だけではなく、電子メールそのものに取引情報が記載される場合もデータ保存の対象となりますので注意してください。電子メールをPDFに変換する/電子メールの取引情報を表示した状態の画面キャプチャを画像ファイルにする、など行ったデータを保存要件にしたがって保存する必要があります。
  • 従業員が電子取引により建て替え払いをした場合もデータ保存の対象となりますので注意してください。建て替え払いでは請求先情報として個人情報が記載される場合もありますので個人情報の取り扱いにも留意する必要があります。
  • CD/DVD/USBメモリーなどのデジタル記録メディアを介して取引情報を受渡す場合もデータ保存の対象となりますので注意してください。メディアに記録された取引データを保存要件にしたがって保存する必要があります。
  • ペーパーレスFAXで取引情報を授受する場合もデータ保存の対象となりますので注意が必要です。自社においてペーパーレスFAXによる運用が行われているかをチェックしましょう。

ステップ ③ 電子取引の保存要件を確認する

現在の運用状況から電子取引の保存要件が確保できるかどうかを確認しましょう。

『電子取引Save』を使用する場合は保存要件の確保について以下のようになります。

電子取引の保存要件

真実性の要件

  • 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
    別途、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を作成して備え付けます。
    『電子取引Save』用の事務処理規程サンプルをダウンロードできますので、そちらをベースに作成頂くとスムーズです。

可視性の要件

  • 保存場所に、パソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
    パソコンに『電子取引Save』をインストールするとパソコンが「保存場所」となります。
    そのほか、パソコンから出力可能なプリンターをご準備ください。
  • 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
    『電子取引Save』にはシステムマニュアル(Web版/PDF版)がありますので要件は確保されます。
  • 検索機能を確保すること
    1. 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先について検索できること
    2. 日付または金額の範囲指定により検索できること
    3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
    『電子取引Save』には検索要件を確保できる検索機能が搭載されており、検索項目を入力することで要件は確保されます。 『電子取引Save』では検索項目の自動入力を行う機能が搭載されているため、入力作業の負担を軽減することができます。
    また、一括ダウンロード機能も搭載されておりますので「税務職員によるダウンロードの求め」に応じることも可能です。

※ 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の 2・3 が不要となります。

※ (2023年12月31日まで)売上高が1,000万円以下である事業者である場合であって、電子取引データの提示又はダウンロードに応じることができるようにしているときは、すべての検索要件が不要となります。

※ (2024年1月1日から) 売上高が5,000万円以下である事業者である場合、又は電子取引データを出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしている事業者は、すべての検索要件が不要となります。
2024年1月1日からの検索要件について詳しくはこちらをご参照ください。

参考リンク

ステップ ④ 事務処理規程を作成する

保存要件となっている「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成しましょう。

以下から『電子取引Save』用の事務処理規程サンプルをダウンロードできます。
自社(自事業)の業務内容に合わせて変更してください。

※ 国税庁のサンプルはこちらです。
国税庁 電子帳簿保存法関係 参考資料(各種規程等のサンプル)

ステップ ⑤ 具体的な保存方法を検討する

自社の業務内容に合った具体的な取引データの保存方法を検討して標準化しましょう。

以下に保存方法の例を挙げます。

保存方法の例
  1. 取引情報を保存システムに保存する際は、取引情報の内容を確認のうえ、以下の方法に沿って保存する。なお、取引情報の授受の過程で発生する訂正又は加除の情報を個々に保存する必要はなく、取引が確定した取引データのみを保存する。
  2. 取引データは取引を行った日から○日以内に保存システムに保存する。
  3. 取引データは取引情報の取引日、取引先、取引金額を記録しそれが検索できる状態で保存する。なお、取引金額の記載のない契約書など、当該取引情報に取引金額が存在しないものについては取引金額の記録を省略する。
  4. 取引データがパスワードなどで暗号化されている場合は、暗号を解除してから保存する。
  5. 取引データは以下のソフトウェアと対応するデータ形式で、且つ取引情報が明瞭に表示できるデータを保存する。なお、取引データのデータ形式の変換が必要な場合はデータ形式を変換してから保存する。ただしデータ形式の変換により取引情報が変更されず、且つ変換後に取引情報が明瞭に表示できる状態とすること。(※1)
    ① ○○ソフトウェアで表示可能なPDF形式
    ② ○○ソフトウェアで表示可能な画像形式
  6. 業務管理上、取引データのファイル名の変更が必要な場合はファイル名を変更してから保存する。
  7. 取引情報が複数のデータに分割されている場合は複数のデータをまとめて保存する。(※2)
  8. 取引情報に従業員の住所など個人情報にあたるものが含まれる場合は、該当箇所を墨消しするなど個人情報を閲覧できないようにしてから保存する。(※3)
  9. 業務管理上、取引データに管理番号等の記載が必要な場合は、取引情報と被らない箇所(書類の余白部分など)に管理番号等を記載してから保存する。(※3)
  10. 取引データを保存システムに保存する前に紛失した場合は、同じ取引情報含む取引データを再度入手して保存する。
  11. 重複した取引データを保存しないこと。(※4)

※1 『電子取引Save』はどのようなデータ形式のファイルでも保存することができるので、業務内容に応じて保存対象のデータ形式を選択することができます。ただし可視性の保存要件にあるように表示・出力が可能であるデータ形式を選択する必要があります。

※2 見積に対してメール文章で注文を受ける場合など取引情報を含むデータが複数に及ぶ場合があります。『電子取引Save』はひとつの登録で、取引に関連する複数のファイルをまとめて保存しておくことができます。

※3 PDFへの墨消しや管理番号の書き込みは『瞬簡PDF書けまっせ』で行うことができます。墨消しや管理番号の書き込みのほか、PDFを最大限に活用できる 『瞬簡PDF 統合版』もお勧めです。

※4 『電子取引Save』には保存されたファイルの重複チェック機能があり、ファイルを登録する際に既に同じファイルが保存されている場合に警告が表示されます。

電子取引データは「書庫」へ保存

電子取引データは「書庫」へ保存

『電子取引Save』にはフォルダのように扱える「書庫」の機能があります。
予めどういった書庫の構成とするかを決めておくと保存する取引データの所在がわかりやすくなります。

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『電子取引Save』は電子取引データのデジタル保存・管理をサポートするオンプレミス型システムです。

フォルダに保存するような簡単操作でデータの保存ができて自動入力機能も充実。
パソコン1台での運用から、パソコン複数台をネットワークで繋ぐサーバー型の運用まで幅広くご利用でき、事業スタイルに沿ったシステム構成を選択いただけます。

『電子取引Save』を導入すれば、ミニマムコストで簡単に電子取引データのデジタル保存に対応することができます!

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『電子取引Save』導入までの流れ

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『電子取引Save』は簡単に利用開始できます。詳細については以下のページよりご確認ください。
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