ISO9001の取得に向けて『瞬簡PDF 書けまっせ』を活用

ISO9001と審査登録制度

ISO（国際標準化機構）は、各国の代表的標準化機関から成る国際機関で、日本からは日本工業標準調査会 (JISC)が参加しています。

ISOが策定する国際標準で、特にISO9001やISO14001（環境マネジメントシステムの満たすべき必須事項を定めた国際規格）は、経営の改善策として、あるいは商取引の要件として非常に有名な国際規格です。また、これらの規格には審査登録制度があり、国内の大手企業はもとより中小企業などでも取引先などから求められて取得する例が少なくないといわれています。

ISO9001では、品質管理の方針から組織内のコミュニケーション、品質を保障するための手順の確立、文書の管理・運用など、様々な改善が求められています。ISO9001の導入を試みる企業などでは、手本となるドキュメントを参考に自組織への適用・改善が進められることが多いようです。

『瞬簡PDF 書けまっせ』導入の背景

社内のシステム開発を担当するFさんは、ISO9001の取得に向けて、社内環境の整備と事務的な手続きの簡略化などを行っているとのこと。ISOの各種資料がすべてPDFで提供されており、そのPDFを社内向けに加工する作業をしなければならないそうです。「A社の製品でも可能ですが、使い勝手が良くなかった」とのことで、PDFの書式をもっと簡単に加工できないか、ネットなどでよいツールをいろいろと探してこられたそうです。

取材の際、別の業種ではありますが、参考として文書の実物を拝見させていただきました。確かに、雛形となる文書に対して、自社がどのように取り組んでいるか、あるいは課題は何かといったコメントがぎっしりと書き込まれています。

利用方法と結果

「A社の製品も使用していましたが、PDFファイルを一旦テキストに変換して加工し、再度PDFに戻していました。テキストに変換するだけでも面倒でした。『瞬簡PDF 書けまっせ』の場合、自分で自由にでき、時間効率も大変良くなりました」とのこと。

「メーカーからの発注で、FAXで依頼されてきた文書をPDFに取り込み、当社で再度加工する時など大変便利。製品の出荷検査などでも、元文書を利用することが多くあり、『瞬簡PDF 書けまっせ』を利用している」そうです。

「私もネット検索で偶然見つけただけで、それまでは知りませんでした。こんな良いソフトがあることを……」と感想を述べられたFさんからは、「ビジネス雑誌やインターネット関連の書籍に取り上げてもらうことも重要だと思います。」という製品へのアドバイスもいただきました。今後の販売促進の参考にさせていただきます。

取材先

日本工業標準調査会：マネジメントシステム(ISO9001/14001他)