【行政・司法】保護司の業務の効率化を支えています

保護司は無給の国家公務員。社会復帰を目指す方々の支えとして、全国5万人のボランティアが地域で活躍しています。
保護を担当する人数分の詳細な報告書を毎月提出するなど、記入する用紙が様々あり、その負担軽減が課題です。

『瞬簡PDF 書けまっせ』導入の背景

保護司の業務

名古屋市で印刷業を営むTさんは、保護司という無給の国家公務員でもあります。保護司は、保護司法に基づき、法務大臣から委嘱を受けた非常勤の国家公務員です。実質ボランティアであるにも関わらず、拘束される時間や作業量は担当する人数によって大変な負担になる場合があります。

保護司の業務は各ステップごとに届出や報告の義務があります。保護を受け持つ場合は、その人数分、毎月報告書を提出する義務があり、所定の定型用紙の小さな欄に詳細な記述を行わなければなりません。不定期な依頼も多いとの事。こうした業務こそITを使った効率よい事務作業が求められていますが、現状は紙による提出以外の方法は認められていません。

利用方法と結果

独自の業務改善

Tさんは、『瞬簡PDF 書けまっせ』を使って定型用紙への記入の効率アップを実現しています。

「保護司の方は、皆さんそれぞれ独自に業務の改善に取り組んでいます。WordやExcelなどで定型フォームを再現し、記入するという方もおられますが、定型内に文字を納めるための微調整が必要です。『瞬簡PDF 書けまっせ』のように、紙面上の決められた枠に文字を自由に入れていける方が、文字を記入する使い勝手で言えば優れていると思います。A社の製品も持ってますが、ずっと使いやすいですね。」とのこと。

Tさんは、機会があるたびに『瞬簡PDF 書けまっせ』を周りの方に紹介をしているそうです。
保護司は若い人が増えているといわれますが、それでも平均年齢は60歳を超えており、年配の方でも楽に使えるツールが求められています。『瞬簡PDF 書けまっせ』はオフィスツールなどに比べて操作が簡単で、こうした利用に向いているとのことです。

地域の活動や本業にも活用できる

Tさんは、地元のPTA会長を長年経験され、行政やそれにまつわる様々な文書の配布、記入が必要な業務の多さを指摘されました。地域ボランティアに課せられた作業の効率化など、『瞬簡PDF 書けまっせ』のようなツールが活かせるケースは相当あるのではないかとのご提案もいただきました。

また、今後は本業の印刷の仕事でも活かせるように研究していきたいとのことです。

「（大変便利なツールなので）官公庁へもっとしっかり売り込んでほしい」「名前を変えたほうがいいのでは」といった、鋭くかつ厳しいご指摘も多々いただきました。今後の製品開発・販売促進の参考にさせていただきます。

取材先

法務省保護局のページ
URL：http://www.moj.go.jp/HOGO/hogo04.html