ScanSave-V4機能紹介：スキャナ保存 要件対応

導入編

スキャナ保存制度を利用するには、所轄の税務署への申請が必要です。『ScanSave』のコンサルティングでは、申請に必要な情報の提供、申請書のサンプル（記入例）などをご提供しますので、申請からみなし承認までスムーズに進行するようお手伝いします。

画像取り込み編

スキャナ保存では、取り込む画像についての仕様（解像度、階調）が定められています。『ScanSave』では、電子ファイルの登録時に仕様に合っているかを確認しますので、間違った仕様で取り込んだ電子ファイルの登録を防ぐことができます。

また、電子ファイルの画像について、その情報（解像度、階調）を記録して表示できる必要がありますが、『ScanSave』ではそれらの情報を電子ファイルから読み取って自動で登録できるので、手作業で調べて入力する必要がありません。

入力編

スキャナ保存では電子的に保管した書類を速やかに検索して確認、検証できるようにするために、検索機能の確保が要件にあります。『ScanSave』ではこの検索項目に関する情報を、書類の登録時に入力して登録できます。また、少ない手間で登録できるように、CSVファイルの読み込みによる自動入力や、入力をサポートする機能を備えています。

タイムスタンプ編

電子的に保管された書類は改ざんされていないことを証明できる必要があります。この非改ざん証明には、電子ファイルにタイムスタンプを付与して確保します。 『ScanSave』では、一般財団法人日本データ通信協会認定のタイムスタンプサービスを利用して、書類の登録後、当日中にタイムスタンプを付与します。

タイムスタンプは “一の入力単位” 毎に付与する方式に加えて、“まとめて” タイムスタンプを付与する方式（個別ファイルの改ざん検出機能付）も選択可能です。

タイムスタンプの延長が必要になった場合は、タイムスタンプの有効期限が１年以内の書類に対して、一括で有効期限を10年間延長をすることができます。

訂正又は削除を行った場合

訂正又は削除を行った場合、これらの事実及び内容を確認することができます。 『ScanSave』では登録された書類に対して、いつ、誰が、どのような操作をしたかを記録して、ヴァージョン管理の要件を確保しています。削除しても論理的な削除として保存され、その削除したデータは、検索して確認することが可能です。

検証編

『ScanSave』では、一般財団法人日本データ通信協会認定のタイムスタンプサービスを利用して、登録した書類が改ざんされていないことを証明します。検証は書類の検索結果をもとに一括で行うことができます。また、書類個別に検証結果の詳細を確認することができます。
タイムスタンプをまとめて付与する方式をご利用の場合でも、書類を個別に検証することができます。

検索編

書類の検索では、検索条件に

• 取引日付（範囲指定可）
• 取引金額（範囲指定可）
• 書類の種類
• 取引先名

その他、国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目で検索することができます。また、これら条件を組み合わせて検索できます。
検索結果の一覧に表示された書類に対して、一括で検証したり、一覧を印刷したり、書類を選択して詳細を閲覧することができます。

運用にかかわる要件 定期的な検査、手順などのマニュアル（規程類）の整備

スキャナ保存制度を導入して運用するには、『ScanSave』のシステム上の機能以外に、運用に関わる要件があります。これらについて『ScanSave』ではコンサルティング（有料）を用意していますので、その中で情報、資料、ひな形の提供、各種運用に関するご提案などをさせていただきます。

• 入力期間の制限に関する要件について
• 対象となる書類の種類について
• 各事務処理の体制について
• 定期的な検査を行う体制及び手続きについて
• 不備があった場合の報告、原因究明及び、改善の方策検討を行う体制について
• 要件確保のためのシステムの設定及び、クライアントアプリの使用方法について

など