Microsoft Wordの差し込み印刷を活用する方法（概要）

1. データソースの作成

はじめに宛先用のデータソース「セミナー登録者一覧.csv」を作成します。データソースには図2のように、関係者の”会社名”,”所属”,”役職”,”氏名”が含まれます。

2. テンプレートの作成

次に、セミナーの案内状のテンプレートとなる「第一回差し込み印刷のセミナー_template.docx」を作成します。以下の、図 3の案内文をもとにフィールドを定義してテンプレートを作成します。

以下の図 4に示す通り、[差し込み文書]-[宛先の選択]-[既存のリストを使用]から1.データソースの作成で作成したデータソース「セミナー登録者一覧.csv」を選択します。

データソースを指定したことによって、これまでグレーアウトしていた[差し込み文書]-[文章入力とフィールドの挿入]-[差し込みフィールドの挿入]が選択可能になりました。これで、フィールドを挿入することができるようになりました。

今回はタイトル下の1行目に”会社名”,”所属”,”役職”を、2行目に”氏名”+様を挿入します。図 5が挿入後のドキュメントです。これでテンプレートが完成しました。

3. 差し込み印刷の実行

2. テンプレートの作成で作成したテンプレート「第一回差し込み印刷のセミナー_template.docx（図 5）」に対して、データを差し込んでみたいと思います。

印刷する場合は図 6に示すとおり、[差し込み印刷]-[完了と差し込み]で[文書の印刷]をクリックします。これによって、[プリンターに差し込み]ダイアログが表示され、レコード単位の印刷範囲を指定してデータが差し込まれた状態のドキュメントが印刷されます。

データが差し込まれた状態のドキュメントを確認したい場合は、図 7に示すとおり、[差し込み印刷]-[完了と差し込み]で[個々のドキュメントの編集]をクリックします。これによって、[新規文書への差し込み]ダイアログが表示されます。[レコードの差し込み]で指定する項目によって表 1に示すように挙動が異なります。

このとき表示されるドキュメントは新規文書として表示されるため、編集してもテンプレートに反映されることはありません。表 1にあるとおり、レコードごとにドキュメントを保存したい場合は最初のレコードと最後のレコードで1レコードずつ指定していくことでできます。

1. データ毎にドキュメントを保存

差し込み印刷した結果のWordドキュメントを対象者にメールで添付する場合を考えましょう。この場合、[新規文書への差し込み]ダイアログで人数分、[最初のレコード]と[最後のレコード]を入力して、[OK]をクリックして、名前を付けて保存する必要があります。これでは参加者に比例して作業が増えてしまいます。

しかし、Word APIのAHSimpleDataMergerクラスでは、複数レコードの差し込み印刷データの出力方法の指定でデータごとに出力することができます。

「一般的な使用方法」1.データソースの作成で作成したデータソース「セミナー登録者一覧.csv」と、2.テンプレートの作成で作成したテンプレート「第一回差し込み印刷のセミナー_template.docx」を利用して、参加者に「○○_第一回差し込み印刷のセミナーのご案内.docx」を作りたい場合は以下のように実行します。

C#のサンプルコード 1.データ毎にドキュメント出力するコード

var inputParam = new InputParam()
{
    InputFilePath = "第一回差し込み印刷のセミナー_template.docx"
};

var outputParam = new OutputParam()
{
    OutputFilePath = "第一回差し込み印刷のセミナーのご案内.docx",
    FileAddColumn = "氏名"
};

var ahSimpleDataMerger = new AHSimpleDataMerger()
{
    OutputMode = SimpleTypeOption.OutputMode.PerData
};

ahSimpleDataMerger.CreateSimpleTypeDataFromCSV(
    "セミナー登録者一覧.csv",
    CommonOption.DataFileEncoding.SJIS
);

ahSimpleDataMerger.ExecuteSimpleDataMerge(
    inputParam,
    outputParam
);
                            

2. データが動的に増減するフィールドに対応

セミナーならば、開催日時の情報やセミナー内容の記載があるかもしれません。このときデータが動的に増減するフィールドにはWordの差し込み印刷機能では対応できませんが、Word APIのAHCompoundDataMergerクラスではデータが動的に増減するフィールドに対応することができます。

はじめにセミナー案内に関するテンプレートとして、図 9のようなテンプレート「セミナー_template.docx」を作成したとします。「一般的な使用方法」2. テンプレートの作成の「第一回差し込み印刷のセミナー_template.docx」に比べて、”作成日”等の細かい違い以外はありますが、注目すべき大きな違いは、”x回”、”セミナー内容”、”summary”、”開催項目”と”開催情報”フィールドです。

これはセミナー内容や開催回数ごとに変わるセミナー内容（”summary”）と開催日時などの情報（”開催項目”と”開催情報”）に対応したテンプレートを想定しています。そして、”summary”、”開催項目”と”開催情報”はデータが動的に増減するフィールドです。

次にデータソースを作成します。Word APIのAHCompoundDataMergerクラスでは、データソースがCSVファイルの場合は、サブデータソースが必要です。サブデータソースとはデータが動的に増減するフィールドに対応するデータです。

このため、今回のテンプレートでは2つのサブデータソースが必要です。また、サブデータソースには、メインデータソースのキーとその値が必要です。今回は、氏名をキーとします。

以下が3つのデータソースで、それぞれ「MainData.csv」、「SubData_summary.csv」、「SubData_Info.csv」とします。

MainData.csv

SubData_summary.csv

SubData_Info.csv

「Word APIの活用」1. データ毎にドキュメントを保存同様に参加者に「○○_第一回差し込み印刷のセミナーのご案内.docx」を作りたい場合は以下のように実行します。

C#のサンプルコード 2.データが動的に増減するフィールドの差し込み印刷

var inputParam = new InputParam()
{
    InputFilePath = "セミナー_template.docx"
};

var outputParam = new OutputParam()
{
    OutputFilePath = "第一回差し込み印刷のセミナーのご案内.docx",
    FileAddColumn = "氏名"
};

var ahCompoundDataMerger = new AHCompoundDataMerger()
{
    LinkingKey = "氏名",
    RepeatingRowsPattern = CompoundTypeOption.RepeatingRowsPattern.Variable
};

ahCompoundDataMerger.CreateDetailTypeDataFromCSV(
    "MainData.csv",
    CommonOption.DataFileEncoding.SJIS,
    "SubData_summary.csv","SubData_Info.csv"
);

ahCompoundDataMerger.ExecuteCompoundDataMerge(
    inputParam,
    outputParam
);
                            

3. 差し込み印刷フィールドの取得

これまでは主にテンプレートの作成方法について説明してきましたが、ここでは、テンプレートの差し込み印刷フィールドの管理について説明します。

「応用例」のように直接差し込み印刷フィールドを挿入して、書式が指定されている差し込み印刷フィールドも存在する図 11のテンプレート「Invoice_template.docx」について考えてみます。

このとき問題が2点あります。1つはデータソースが存在しない点です。このため、差し込み印刷フィールドと一致したデータソースを作成するためには「Invoice_template.docx」を参照しながら、手入力またはコピーアンドペーストをしなければなりません。差し込み印刷フィールドの数は29個ですので、不可能ではありませんが大変な作業です。

ここでもう1つの問題が発生します。それは書式の指定です。赤枠は、フィールド名は半角で定義していて、書式に”全角”を指定しているフィールドです。対して、青枠は、フィールド名が全角で定義していて、書式にはなにも指定していないフィールドです。

Wordの通常の表示形式ではこの違いが分かりません。そのため、手入力およびコピーアンドペーストでは赤枠の部分のフィールド名には乖離（正：P_Code1、コピーアンドペースト：Ｐ＿Ｃｏｄｅ１）が出てしまいます。

この問題を回避する方法は、2つあります。1つは、フィールドコードを [Alt+F9]で表示する方法で、もう1つは、各フィールドを選択状態にして、[右クリック]⇒[フィールドの編集]で表示される[フィールド]ダイアログの[フィールド名]をコピーする方法です。しかし、どちらの方法も大変です。

Word APIのAHSimpleDataMergerクラスでは、GetDataMergeFieldsメソッドを用いてドキュメントに定義されているフィールド一覧を取得することができます。サンプルコード 3に示す方法で実行結果の内容を取得することができます。

C#のサンプルコード 3.差し込み印刷フィールドの取得

var fields = AHSimpleDataMerger.GetDataMergeFields("Invoice_template.docx");

System.Console.WriteLine(string.Join(“,”, fields));
                            

実行結果